Phương pháp thiết lập mục tiêu kinh doanh cho doanh nghiệp

Tại sao phải thiết lập mục tiêu doanh nghiệp?

Trước khi tìm hiểu cách thiết lập mục tiêu thành công cho năm mới, Tào Tháo sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu lý do tại sao việc thiết lập mục tiêu công việc lại quan trọng?

Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để định hướng con đường đi của doanh nghiệp, cũng như cung cấp động lực phấn đấu cho chủ doanh nghiệp. Quan trọng nhất, đặt mục tiêu là một cách để đo lường sự tiến bộ của người quản lý.

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập mục tiêu giúp bạn đo lường tiến độ công việc
• Mục tiêu giúp tổ chức duy trì được động lực
• Thiết lập mục tiêu giúp loại bỏ sự trì hoãn
• Giúp tổ chức liên tục đạt được sự tiến bộ
• Thiết lập mục tiêu giúp nâng cao hiệu suất công việc
• Thiết lập mục tiêu tạo ra sự tập trung và liên kết trong tổ chức

Tất cả các mục tiêu đều quan trọng, bất kể chúng lớn hay nhỏ. Đạt được những mục tiêu nhỏ có thể giúp bạn hướng tới những mục tiêu lớn hơn. Mục tiêu có thể giúp cho doanh nghiệp thành công nhưng cũng có thể phá vỡ sự thành công đó. 

Các loại mục tiêu phổ biến trong doanh nghiệp

Đặt mục tiêu theo thời gian

Mục tiêu theo thời gian thường được chia thành ba loại:

• Mục tiêu dài hạn: Những mục tiêu đòi hỏi con người thực hiện trong thời gian dài, thường từ 5 năm trở lên. Những mục tiêu dài hạn sẽ gắn với những quyết định mang tính chiến lược, phạm vi ảnh hưởng rộng hơn mục tiêu trung hạn và ngắn hạn.
• Mục tiêu trung hạn: Những mục tiêu có khoảng thời gian thực hiện trung bình từ ba năm trở lại.
• Mục tiêu ngắn hạn: Những mục tiêu có thời hạn thực hiện khoảng 1 năm hoặc ít hơn. Mục tiêu ngắn hạn gắn với các quyết định chiến thuật, tác nghiệp nhanh nên có tính cụ thể, định lượng chính xác.

Cần lưu ý rằng, việc phân biệt giữa các loại mục tiêu bằng số năm cụ thể như trên không đúng trong tất cả trường hợp. Người quản lý nên định nghĩa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn dựa trên một chu kỳ quyết định thông thường của doanh nghiệp.

Ví dụ, công ty sản xuất xe ô tô cần một chu kỳ quyết định kéo dài 5 năm để tung ra các mẫu xe hơi mới. Lúc này, bất kỳ mục tiêu nào liên quan đến mẫu hàng mới có thể hoàn thành dưới 5 năm đều được công ty coi là mục tiêu ngắn hạn.

Khi hoạch định mục tiêu, ba loại trên luôn có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau. Trong đó, các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn được xác lập căn cứ vào định hướng của mục tiêu dài hạn. Mặt khác, mục tiêu dài hạn vẫn bị phụ thuộc vào các điều kiện nguồn lực của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

Đặt mục tiêu theo bản chất

Những mục tiêu theo bản chất bao gồm:

• Mục tiêu kinh tế: tăng lợi nhuận, doanh thu, thị phần, cải thiện năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, nâng cao vị thế cạnh tranh…
• Mục tiêu xã hội: giải quyết vấn đề công việc, tham gia từ thiện, bảo vệ môi sinh môi trường, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trách nhiệm…
• Mục tiêu chính trị: giữ mối quan hệ tốt với các nhà chức trách địa phương, vận động hành lang nhằm thay đổi chính sách và quy định có lợi cho hoạt động kinh doanh, tiếp cận và bắt kịp thời các thông tin, chính sách mới nhất của chính phủ…

Trên thực tế, để đảm bảo sự tồn tại và phát triển lâu dài, các doanh nghiệp phải giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa ba loại mục tiêu. Thực tiễn cho thấy nhiều công ty chỉ theo đuổi mục tiêu kinh doanh một cách thuần túy, không quan tâm đến mục tiêu xã hội nên đã bị dư luận lên án. Từ đó hình ảnh trong mắt công chúng bị giảm sút, đánh mất nhiều cơ hội. 

Ngược lại, những doanh nghiệp biết gắn liên mục tiêu kinh doanh với mục tiêu xã hội cũng như tranh thủ được sự ủng hộ của chính quyền sẽ gặp nhiều thuận lợi, tạo ra được sự cảm tình và ủng hộ vững vàng. Những doanh nghiệp này có thể phát triển lâu dài theo thời gian.

Đặt mục tiêu theo cấp độ

Phân cấp mục tiêu không chỉ quan trọng trong quá trình thiết lập mà còn có vai trò quan trọng cho việc triển khai mục tiêu một cách hiệu quả. Trong quản trị chiến lược, xác định ba cấp độ mục tiêu chính là cơ sở cho việc lựa chọn chiến lược tương ứng: 

• Cấp công ty: Những mục tiêu có tính chất tổng quát, dài hạn hơn. Mục tiêu cấp công ty tạo cơ sở và định hướng cho các mục tiêu cấp thấp. Mục tiêu này sẽ do hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc công ty đề xuất, quyết định.
• Cấp đơn vị kinh doanh: Mục tiêu gắn với từng đơn vị kinh doanh chiến lược, từng sản phẩm, từng ngành hàng riêng biệt. Những mục tiêu cấp đơn vị phải hỗ trợ hoàn thành mục tiêu cấp công ty và phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế. 
• Cấp chức năng: Mục tiêu gắn liền với mục tiêu cấp kinh doanh nhằm hỗ trợ triển khai thực hiện mục tiêu cấp kinh doanh. Phạm vi của mục tiêu cấp chức năng liên quan hoạt động cụ thể như sản xuất, tài chính, Marketing, quản trị nguồn nhân lực…

Đặt mục tiêu theo hình thức

Hình thức của mục tiêu có hai loại như sau: 

• Mục tiêu định tính: Mục tiêu biểu hiện dưới dạng xu hướng, tính chất, không xác định bằng con số cụ thể. Các doanh nghiệp thường áp dụng khi xử lý vấn đề phức tạp, khó có thể định lượng. Càng đi cao hơn trong cấu trúc quản lý, dường như doanh nghiệp càng có mục tiêu định tính hơn.
• Mục tiêu định lượng: Mục tiêu được xác định, đo lường bằng các con số cụ thể và thông qua các công cụ.

Trong quản trị, các mục tiêu định lượng có một vai trò nền tảng cho việc lập kế hoạch, triển khai và kiểm tra đánh giá. Thế những, nếu tình huống phức tạp khó định lượng chính xác mà người quản lý vẫn gắng đẩy con số lên quá cao vì sẽ dẫn đến sự phản kháng từ nhân viên. Nghệ thuật hoạch định mục tiêu đòi hỏi các nhà quản trị biết phối hợp và lựa chọn giữa mục tiêu định lượng và định tính một cách hợp lý. 

Đặt mục tiêu theo tốc độ tăng trưởng

Theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, các mục tiêu có thể chia thành ba loai: 

• Mục tiêu tăng trưởng nhanh: doanh nghiệp cố gắng phấn đấu đạt tốc độ nhanh hơn tốc độ tăng trưởng bình quân chung của ngành. Để làm được điều này, công ty phải hội đầy đủ những điều kiện bên trong đồng thời tranh thủ được một số cơ hội bên ngoài.
• Mục tiêu tăng trưởng ổn định: Xác định một mức độ tăng trưởng ngang bằng với mức độ tăng trưởng bình quân chung của ngành hoặc duy trì, củng cố tốc độ tăng trưởng như những năm trước. 
• Mục tiêu suy giảm: Làm giảm tốc độ tăng trưởng xuống mức thấp hơn mức bình quân chung toàn ngành hoặc thu hẹp lại quy mô hoạt động của công ty. Việc thực hiện mục tiêu suy giảm nảy sinh từ những nguyên nhân khách quan như sự suy thoái kinh tế, lạm phát, cạnh tranh khốc liệt,.. Bên cạnh đó, những nguyên nhân chủ quan như doanh nghiệp muốn từ bỏ lĩnh vực kinh doanh sản phẩm đã lỗi thời, không còn phù hợp cũng có thể xảy ra. 

Có thể nói, để có được một hệ thống mục tiêu chính xác, khoa học, các công ty nên xem xét và tái lập mục tiêu theo cả 5 góc độ trên.

Các lĩnh vực chính để người quản lý thiết lập mục tiêu

Dịch vụ

Đặt mục tiêu tập trung nhiều vào khách hàng, các mục tiêu tập trung vào dịch vụ có thể là cung cấp dịch vụ được tốt hơn cho khách hàng. Đặc biệt doanh nghiệp đã tiếp thu được nhiều ý kiến mang tính xây dựng cho khách hàng.

Xã hội

Doanh nghiệp cần đặt mục tiêu vào việc đóng góp cho cộng đồng hoặc tham gia nhiều hơn vào các hoạt động xã hội.

Lợi nhuận

Doanh nghiệp luôn thiết lập mục tiêu định hướng doanh thu hàng đầu và đặt các lộ trình cụ thể về các bước và cách thức thực hiện giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận về công ty hiệu quả nhất!

Tăng trưởng

Phát triển và mở rộng doanh nghiệp nên là một mục tiêu chủ chốt khi doanh nghiệp ổn định. Đặt mục tiêu tìm nguồn nhân sự tài năng và đào tạo theo hướng doanh nghiệp mong muốn đạt được.

Những phương pháp thiết lập mục tiêu nên dùng

Để có các mục tiêu chính xác, đúng hướng và hiệu quả ngay từ ban đầu, bạn hãy tham khảo 3 mô hình thiết lập mục tiêu được nhiều nhà quản lý khuyên dùng, cực dễ áp dụng dưới đây.

Thiết lập mục tiêu theo phương pháp SMART

Mô hình SMART đang là phương pháp phổ biến nhất, dễ áp dụng để thiết lập mục tiêu cá nhân, đội nhóm, phòng ban. Mô hình này không chỉ ứng dụng được trong lĩnh vực kinh doanh mà có thể sử dụng cho rất nhiều lĩnh vực khác của một công ty. 

Các yếu tố của mô hình mục tiêu SMART:

S – Specific (Cụ thể): Một mục tiêu cần được vạch ra rõ ràng, tường tận, cụ thể đến từng chi tiết để tránh những nhầm lẫn, thiếu sót khi thực hiện. 

M – Measurable (Đo lường được): Các mục tiêu có thể đo lường sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến độ hoàn thành mục tiêu, cần bổ sung, tối ưu đầu việc gì để hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.

A – Attainable/ Achievable (Tính khả thi): Tính khả thi dùng để đánh giá mục tiêu dựa trên so sánh tương quan giữa kết quả kỳ vọng mà bạn muốn đạt được so với nguồn lực, khả năng của bạn.

R – Relevant/Realistic (Tính thực tế): Mục tiêu thiết lập cần có tính phù hợp thực tế, có liên quan với những mục tiêu khác của bạn để tạo nên giá trị cộng hưởng cho tổ chức.

T – Timebound/Timeliness (Hạn định thời gian): Hạn định thời gian cần hoàn thành sẽ giúp bạn tránh tình trạng trì trệ, bỏ cuộc giữa chừng đồng thời tạo động lực giúp nhân sự nỗ lực mỗi ngày, hướng đến hoàn thành mục tiêu chung.

Cách thiết lập mục tiêu SMART có thể áp dụng cho hầu hết đối tượng và ngữ cảnh khác nhau như cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, dự án, học tập, phát triển cá nhân,…

Ví dụ mẫu thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART

• Cụ thể (Specific): Tăng số người truy cập bằng cách đăng bài blog chuẩn SEO và đi backlink.
• Định lượng được (Measurable): Tăng 10.000 lượt truy cập website và có 100 lượt chuyển đổi.
• Có thể đạt được (Achievable): Thu hút người dùng truy cập website bằng cách tối ưu giao diện của website và xây dựng bộ từ khóa chuẩn SEO
• Liên quan (Relevant): Cải thiện số lượng người truy cập có thể giúp tăng độ nhận diện thương hiệu và số lượng khách hàng tiềm năng.
• Có thời hạn (Time-bound): Website sẽ tăng 10.000 lượt truy cập trong vòng 1 năm.

⇒ Mục tiêu: Tăng 10.000 lượt truy cập website và thu về 100 lượt chuyển đổi trong 1 năm bằng cách xây dựng bộ từ khóa, đăng 100 bài blog chuẩn SEO, tối ưu giao diện của website để tăng độ nhận diện thương hiệu thương hiệu và số lượng khách hàng tiềm năng.

Thiết lập mục tiêu theo phương pháp 4C

Nguyên tắc thiết lập mục tiêu 4C là những nguyên tắc chính để đạt được mục tiêu thành công trong thực tế quản trị doanh nghiệp. Do đó, nguyên tắc này thường được người đứng đầu tập thể như tổ chức, công ty, phòng ban,… sử dụng để đánh giá, xác định chiến lược, xây dựng kế hoạch, hoạch định mục tiêu cho các thành viên. 

4 nguyên tắc của mô hình 4C gồm:

• Commitment – Cam kết: Trong 1 tập thể, kết quả của một người có thể ảnh hưởng tới toàn bộ các thành viên khác. Cam kết không chỉ về mục tiêu mà còn là những hành động, kết quả cần đạt được. 
• Clarity – Sự rõ ràng: Một mục tiêu cần đảm bảo sự rõ ràng, có thể định lượng được và gắn với khung thời gian thực hiện cụ thể. Như vậy các thành viên mới hiểu rõ họ phải làm gì để đạt được mục đích cuối cùng.
• Challenging – Sự thách thức: Nhân viên của bạn sẽ luôn khao khát có được cảm giác chinh phục được những mục tiêu thử thách bởi điều đó làm cho họ cảm thấy như 1 sự chiến thắng bản thân. Do đó, bạn không nên thiết lập một mục tiêu quá dễ dàng nhưng cũng không nên khó đến mức “bất khả thi”. 
• (Task) Complexity – Độ phức tạp của nhiệm vụ: Nhân viên của bạn không thể thực hiện các nhiệm vụ quá phức tạp trong khoảng thời gian quá ngắn. Với những dự án, công việc càng phức tạp, nhân sự càng cần được linh động về thời gian thực hiện và nhận sự hỗ trợ, đào tạo để hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ về mẫu thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc 4C:

Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X lên 20% trong năm 2023 bằng cách marketing và bán hàng trên Facebook như Đăng 200 bài viết bán hàng, chạy quảng cáo thu về 1000 lượt chuyển đổi, seeding 50 hội nhóm mỗi tháng,….

• Commitment – Cam kết: 

  • Phòng kinh doanh bên cạnh việc cam kết thực hiện các công việc đăng bài, seeding đúng số lượng thì còn cần thay đổi kịch bản bán hàng, giới thiệu sản phẩm cho 50 khách/ngày.
  • Phòng Marketing phải cam kết hỗ trợ đội sale thực hiện các hoạt động xây dựng thương hiệu trên các kênh social như seeding, đăng 2-3 bài viết/ngày/nền tảng.

• Clarity – Sự rõ ràng: Mục tiêu này được thể hiện một cách rõ ràng (Tăng doanh số của sản phẩm X), có thể đo lường được (20%) và có thời hạn cụ thể (Trong năm 2023).
• Challenging – Sự thách thức: Mục tiêu trên có các chỉ số đo lường, các mốc thực hiện, đánh giá nên mỗi nhân sự khi thực hiện đều nỗ lực để hoàn thành KPI đề ra.
• (Task) Complexity – Độ khó của nhiệm vụ: Mục tiêu trên có độ khó vừa phải. Chỉ cần đội marketing và kinh doanh thực hiện đủ KPI đề ra thì sẽ có thể đạt được mục tiêu tăng doanh số cho sản phẩm X lên 20% trong năm 2023.

Thiết lập mục tiêu bằng phương pháp GROW

Phương pháp GROW được phát triển lần đầu vào thập niên 1980 bởi các chuyên gia huấn luyện kinh doanh Graham Alexander và Sir Jonh Whithmore. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định những khó khăn và thách thức có thể cản trở việc đạt được mục tiêu, từ đó nhà quản lý sẽ phát triển một kế hoạch hành động phù hợp.

Phương pháp “GROW” bao gồm 4 bước:

Goal – Kết quả kỳ vọng: Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định các mục tiêu cần đạt được và các mục tiêu này phải đảm bảo tính cụ thể, có thể đánh giá bằng số liệu và khả thi. 

Reality – Thực tế hiện tại: Ở bước này, nhà quản lý sẽ cố gắng khai thác các vấn đề, thực trạng của doanh nghiệp ở hiện tại. Thông qua đó để đánh giá và hiểu rõ những trở ngại mà doanh nghiệp đang và sẽ phải đối mặt. Nhờ việc xác định thực trạng hiện tại, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về công ty, phòng ban, nhân sự của mình. 

Options – Giải pháp: Sau khi đã xác định được thực trạng hiện tại, nhà quản lý cần đưa ra những phương án tối ưu nhất để loại bỏ những “chướng ngại vật” ở bước Reality. Một số câu hỏi có thể đặt ra ví dụ như:

• Doanh nghiệp có thể làm gì? 
• Có giải pháp dự phòng nào không? 
• Có những nguồn lực hỗ trợ nào?

Will (or Way Forward) – Ý chí và cam kết hành động: Trong giai đoạn này đội nhóm nhân sự của bạn cần có các cam kết thực hiện hành động để hướng tới mục đích, tiêu chung. Là một nhà quản lý bạn cũng cần lập kế hoạch công việc chi tiết, thời hạn cụ thể để đạt được mục tiêu đó và linh hoạt trong việc xử lý các vấn đề phát sinh bất kỳ lúc nào. 

Ví dụ mẫu thiết lập mục tiêu bằng phương pháp GROW:

• Goal – Kết quả kỳ vọng: Tăng doanh thu lên 20% trong năm 2024.
• Reality –Thực trạng: Doanh thu của doanh nghiệp trong năm 2023 là 100 tỷ đồng. 6 tháng tới công ty có 2 dự án ra mắt sản phẩm mới. Khó khăn của doanh nghiệp: Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các đối thủ, Thiếu hụt nhân tài và nguồn lực, Nhu cầu khách hàng và thị trường có thể thay đổi.
• Options – Giải pháp:

  • Nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của thị trường.
  • Tăng cường đầu tư vào marketing và quảng bá để nâng cao nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng.
  • Tuyển dụng mới và đào tạo, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên hiện tại.

• Will (or Way Forward) – Ý chí và cam kết hành động:

  • Trong 6 tháng đầu năm 2023, doanh nghiệp sẽ thành lập một nhóm nghiên cứu thị trường để khảo sát nhu cầu của khách hàng.
  • Trong 9 tháng tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tăng cường đầu tư vào marketing và quảng bá với ngân sách 10 tỷ đồng.
  • Trong 12 tháng, doanh nghiệp sẽ tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao năng lực và gắn bó của nhân viên.

Những lỗi thường gặp khi thiết lập mục tiêu

Mục tiêu chung chung, không cụ thể

Khi không đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể, bạn sẽ khó mô tả để truyền tải mục tiêu tới các nhân sự khác và khó đánh giá tiến độ. 

Cách phòng tránh: Thể hiện rõ mục tiêu bằng số liệu hoặc chi tiết các đầu công việc . Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về hướng đi cần tiến và lộ trình đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ về mục tiêu không cụ thể và mẫu mục tiêu đúng: 

• Tăng lượt truy cập cho website -> Tăng 10.000 lượt truy cập cho website
• Tiếp cận thêm khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu -> Tiếp cận 5000 khách hàng tiềm năng, đạt doanh số 50 triệu.

Đặt mục tiêu thiếu tính khả thi

Đặt ra mục tiêu quá cao hoặc quá khó để đạt được, dẫn đến cảm giác thất bại và mất động lực. 

Cách phòng tránh: Đảm bảo rằng mục tiêu được thiết lập căn cứ vào tài nguyên và nguồn lực hiện có. Không đặt ra mục tiêu quá cao mà thay vào đó, hãy xác định mục tiêu mang tính khả thi và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp là 1 công ty nhỏ nhưng đặt mục tiêu Doanh số phòng kinh doanh tăng 200% trong 3 tháng.
• Bài viết quảng cáo trên Facebook tiếp cận 10 triệu người trong 1 tháng. 

Đặt mục tiêu quá dễ

Nếu mục tiêu quá đơn giản, bạn có thể không cảm thấy nhiệt huyết để hoàn thành nó, hoặc làm nhưng không nghiêm túc, không đạt được kết quả đáng kể. 

Cách phòng tránh: Hãy xem xét độ khó phù hợp với năng lực của nhân viên, nguồn lực, tài nguyên hiện tại của bạn.

Không thiết lập thời hạn hoàn thành mục tiêu

Thiếu một khung thời gian cụ thể cho việc đạt được mục tiêu có thể dẫn đến sự lười biếng và trì hoãn. 

Cách phòng tránh: Đặt ra các thời hạn cụ thể cho mỗi mục tiêu. Điều này giúp bạn tập trung và có kế hoạch hợp lý để thực hiện từng bước một.

Không đánh giá lại mục tiêu thường xuyên

Mục tiêu phản ánh được thực tế hoạt động phòng ban và sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu không thường xuyên review mục tiêu Sẽ dẫn đến việc theo đuổi sai mục tiêu. 

Cách phòng tránh: Đánh giá lại mục tiêu của bạn thường xuyên và điều chỉnh chúng nếu cần thiết để đảm bảo rằng chúng phản ánh mục tiêu dài hạn của bạn.

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu 20% trong năm. Tuy nhiên, công ty không đánh giá lại mục tiêu thường xuyên. Điều này có thể dẫn đến việc công ty không đạt được mục tiêu nếu tình hình kinh tế thay đổi, chẳng hạn như nền kinh tế suy thoái.

Không phân chia mục tiêu thành các bước nhỏ

Đặt mục tiêu lớn và phức tạp mà không chia thành các bước nhỏ có thể gây cảm thấy mất định hướng, mất động lực và không biết bắt đầu từ đâu. 

Cách phòng tránh: Để tối ưu hóa hiệu suất và động lực, hãy chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và theo dõi từng bước một.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thiết lập mục tiêu mở rộng thị trường ra nước ngoài. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không chia nhỏ mục tiêu thành các bước cụ thể như: Nghiên cứu thị trường, tìm đối tác,… Điều này khiến cấp dưới gặp khó khăn khi thực hiện, dẫn đến doanh nghiệp không đạt được mục tiêu.