Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Thuật ngữ quản trị nguồn nhân lực (HR management) không chỉ dừng lại ở công tác tuyển dụng nhân tài mới, nhưng còn bao hàm trong đó nhiều hoạt động khác nữa. Mỗi loại hình doanh nghiệp cụ thể sẽ xây dựng quy trình này theo phương pháp riêng biệt.

Nhìn chung, các bước chính trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Hoạch định nguồn nhân lực

• Tuyển dụng

• Lựa chọn

• Thuê

• Đào tạo

• Giới thiệu

• Định hướng

• Đánh giá

• Thăng chức

• Sa thải

• Quản lý tiền lương và phúc lợi của nhân viên.

• Quản lý Hiệu suất (Performance Management).

• Quan hệ nhân viên (Employee Relations).

• v.v…

Mục đích quy trình quản lý nhân sự

Quản trị nguồn nhân lực là một quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Việc không có quy trình chuẩn hóa sẽ gây rất nhiều khó khăn cho bộ phận Nhân sự, dẫn đến tình trạng quản lý không hiệu quả và thiếu nhất quán. Ngược lại, với một quy trình nguồn nhân lực chi tiết, doanh nghiệp sẽ có thể đạt được những mục tiêu sau đây:

• Giảm bớt sai sót trong quá trình tương tác giữa nhân viên và bộ phận Nhân sự.

• Cải thiện thời gian và chất lượng phản hồi của phòng Nhân sự đối với các yêu cầu của nhân viên.

• Tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng.

• Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.

Cùng với sự phát triển của xã hội, xu hướng mới của doanh nghiệp là “tự động hóa” quy trình quản lý nhân sự – thông qua các công cụ biểu mẫu, trực quan hóa (lưu đồ hoặc tài liệu hỗ trợ) hoặc phần mềm tự động hóa.

9 bước chính trong quy trình quản lý nhân sự

Hoạch định nguồn nhân lực

• Hoạch định nguồn nhân lực (HR Planning) là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Qúa trình này bao gồm việc tính toán nguồn cung nhân sự của doanh nghiệp, dự báo nhu cầu nhân sự và xu hướng trong tương lai, từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược phù hợp.

• Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu bộ phận Nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài – ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tiễn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phần mềm phân tích, quản lý nhân sự và dự báo SWOT – nhằm đánh giá chính xác hơn nhu cầu về nguồn nhân lực.

Tuyển dụng

• Tuyển dụng là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn. Quá trình này bắt đầu từ bước lập kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng và phương thức tiếp cận ứng viên. Trên cơ sở đó, phòng Nhân sự sẽ đăng thông tin lên các trang tuyển dụng, đồng thời xây dựng kịch bản phỏng vấn và chế độ lương thưởng phù hợp – góp phần thu hút và giữ chân các ứng viên tài năng nhất.

Giới thiệu nhân viên mới

• Sau khi phỏng vấn tuyển dụng, bước tiếp theo trong quy trình quản lý nhân sự là giới thiệu nhân viên mới (onboarding), giúp họ hòa nhập với môi trường và công việc. Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được đào tạo về vai trò, kỳ vọng hiệu suất và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thành công tại vị trí này.

• Nghiên cứu của SHRM cho thấy quy trình onboarding chuẩn hóa sẽ góp phần cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới trong 3 năm lên tới 69%. Để đảm bảo hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư xây dựng các lớp đào tạo nội bộ nhằm nâng cao tay nghề và kỹ năng chuyên môn cho người lao động.

Quan hệ nhân viên

• Mục đích của quan hệ nhân viên (Employee Relations) là giúp họ cảm thấy hài lòng trong công việc, gắn bó và trung thành với công ty hơn – từ đó giảm bớt chi phí doanh nghiệp do tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) cao. Thông qua các hoạt động như khảo sát nhu cầu người lao động hay phát tài liệu văn hóa công ty, phòng Nhân sự có thể phần nào đo lường được mức độ gắn kết (engagement), cải thiện tương tác trong nội bộ doanh nghiệp.

Lương thưởng và phúc lợi

• Chính sách lương thưởng và phúc lợi (C&B) tốt là điều kiện tối quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng. Một chính sách C&B toàn diện không chỉ dừng lại ở mức lương, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải tính đến gói phúc lợi bổ sung như: chăm sóc sức khỏe, nha khoa, nghỉ hưu, v.v… cũng như thưởng hiệu suất hàng năm.

Quản lý nghỉ phép

• Nghỉ phép là nhu cầu cơ bản của người lao động nhằm đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống – cũng như khi xảy ra các sự kiện như: sinh con, bệnh tật, người thân qua đời, v.v… Vai trò của bộ phận Nhân sự là theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên – thông qua biểu mẫu chi tiết hoặc cổng thông tin điện tử. Việc đáp ứng tốt nhu cầu này của nhân viên là điều kiện cần để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người lao động, khiến họ cảm thấy hài lòng và tận tâm hơn với công việc.

Quản lý hiệu suất

• Quản lý hiệu suất (Performance management) là quá trình đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên – từ đó đề xuất phương pháp giúp họ cải thiện. Hoạt động này thường được bộ phận Nhân sự tổ chức thực hiện mỗi cuối năm – bao gồm việc đưa ra các biểu mẫu đánh giá, quản lý tiến độ, tính toán lương thưởng dựa trên chất lượng làm việc.

Đảm bảo tuân thủ quy định

• Một bước không kém phần quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự là đảm bảo mọi cá nhân tuân theo các quy định chung của doanh nghiệp (compliance). Để làm được điều này, bộ phận Nhân sự sẽ cần ban hành các hướng dẫn cụ thể cho các phòng ban trong công ty – cũng như đưa ra chính sách khen thưởng/ xử phạt tương ứng.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

• Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự. Một nền văn hóa công sở vững mạnh – trong đó, mọi cá nhân ý thức rõ giá trị cốt lõi và tinh thần của doanh nghiệp – là nền tảng để duy trì sự gắn kết và cống hiến của nhân viên đối với mục tiêu chung. Vai trò của Giám đốc nhân sự nói riêng và bộ phận Nhân sự nói chung là định hình và nuôi dưỡng nền văn hóa này thông qua các buổi coaching, đào tạo và họp công ty định kỳ.

• “Văn hoá doanh nghiệp chi phối hành vi các cá nhân trong tổ chức, và người lãnh đạo sẽ nhận lại những hành vi của người khác theo cách mà họ tạo ra” – Dick Brown, Giám đốc điều hành EDS

Tổng kết

Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò chiến lược trong việc đảm bảo thành công của doanh nghiệp. Việc xây dựng và áp dụng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp giảm bớt chi phí vận hành, cải thiện tương tác nội bộ và chất lượng dịch vụ, tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và nuôi dưỡng lòng trung thành của nhân viên. Để thực hiện được mục tiêu này, điều quan trọng là phòng Nhân sự của doanh nghiệp phải được trang bị các công cụ và kỹ năng cần thiết cho những công tác kể trên.